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仕事

Google Appsを徐々に広めています

投稿日:2010-07-02 更新日:

GoogleAppsを職場に導入することにしました。

私の働いている職場ではメールの設定が出来ない人達が多く、パソコンのデスクトップ上は沢山のファイルで埋め尽くされ、メールの受信トレイには膨大な量のメールが整理されずに溜まっています。そんな人達に果たしてGoogleの各種サービスを使ってもらえるのだろうか?という不安を抱えながら、現在GoogleAppsを使ってもらうための設定作業が日々続いています。

とりあえず、ドメインを取得してGoogleAppsが使える状態にまで設定しました。ここ数日は個々の職員のパソコンに色々と設定をしているところです。

Google Chromeをインストール

殆どの人がInternet explorerを使っています。

無駄な機能やボタンがてんこ盛りで、動作も重たいので、Google Chromeをインストールして既存のブラウザとして使ってもらうことにします。お気に入りを移行させて、スタートメニューやプロブラムからInternet explorerを消しました。これでもうインターネットはGoogle Chromeを使わざるを得ない状況になりました。

メールはGmailで受信

Gmailは他のメールアカウントを設定して受信することが出来ます。

これまで使っていた既存のメールアカウントをGmailに登録し、簡単なフィルタとラベルを設定した段階で、ある程度の使い方を教えました。通常はGmailを使ってもらい、バックアップとして既存のメールソフトを利用します。いったんGmailで迷惑メールを除去したあとにメールソフトにダウンロードするので、必要なメールだけがパソコン内に保存されます。

Gmailについては、ある程度使い慣れたところで勉強会でも開いてより使いこなしてもらおうかなと考えています。私自身も勉強の必要がありますし。

Googleカレンダーで予定管理

Googleカレンダーは非常に便利です。

ただ、スケジュールを管理している人が職場には殆どいないため(Outlookを何となく使っている人は数人いますが)、このカレンダーの何が便利でどう使えばいいのか、ということを説明しなければなりません。

殆どがルーチン業務でそれほど予定管理の必要がない人については、自分の休みの日やTODOなどを中心に使ってもらう予定です。まずは使い慣れてもらって、最終的には各職員の勤務予定と、会議室などのリソースの管理などを共有していければと思っています。

カスタマイズが楽しいスタートページ

いわゆるiGoogleです。

Google Chromeを起動させたときに最初に表示されるスタートページにiGoogle設定して、メールとカレンダーとドキュメントは見れるように設定してあげました。あとはテーマやコンテンツの追加を追加する方法を教えました。iGoogleは自分で欲しい機能を追加したり、好みのデザインにカスタマイズできるので、思いのほか反応が良く、喜んで使っているようでした。

最大の難所はドキュメント

現在のGoogleAppsにおける悩みは、GoogleDocs(ドキュメント)をどのようにして使っていくか、ということです。GoogleDocsは、ワード・エクセル・パワーポイントのファイルと互換性があり、ファイルを開いて編集できる便利さはあるのですが、レイアウトが大幅に崩れます。

スプレッドシート(いわゆるエクセル)に至っては印刷できるレベルに持って行くのに結構苦労すると思います。 簡単な書類作成やデータ入力であれば使ってもらえそうですが、全体に浸透させられるかという点では少々厳しいような気がします。

私の本業の部分については、色々と使い道はありそうなんですが、事務所内でどのように活用していくかという部分については、まだ方向性が定まっていません。

まずは使い始めること

殆どの人がスタートページはYahoo!という現状からスタートしています。

いちから使い方を教えて理解してもらわなければならないため、集合させてぱっと説明して終わり・・・というわけにはいきません。職場の中にあるパソコン1台1台を既存の設定からGoogleAppsへ移行させて、マンツーマンで基本的なことを教えていかなければいけません。

ただ、普段からそれほどパソコンを使い込んでいないということは、使うツールやソフトが変わってもそれほど問題にはならない可能性もあります。この機会に、インターネットに関連する様々な事柄を、私の知っている範囲で広めていきたいと思います。







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